jueves, 18 de abril de 2013

LA ETAPA DE INTEGRACION








LIC. EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

ASIGNATURA:   FUNCIÓN  ADMINISTRATIVA II

INTEGRACIÓN COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

 ALUMNO(A):   PONCE FLORES ERIKA LIZETH

GRUPO:  3LA11

PROFESOR(A):    LIC. MARGARITA REYES AQUINO





INDICE

UNIDAD  1  INTEGRACIÓN COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

Contenido
1.1 INTRODUCCIÓN
1.2 CONCEPTO 
1.3 INTEGRACION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
1.4 FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
       Fase mecanica
       Fase Dinamica
1.5 PRINCIPIOS Y TÉCNICAS DE INTEGRACIÓN
      Principios de la Integracion de personas
      Principios de la Integracion de las cosas


LA INTEGRACION

De lo constructivo a lo operativo
Al enunciar los elementos de la administración, los dos primeros se dirigían a la construcción o estructuración del organismo social;planeación y organización. Iniciaremos aquí el estudio de los que tienen por fin manejar, hacer, actuar y operar o funcionar ese organismo social ya construido teóricamente, a saber: la integración, la dirección y el control. En los 2 elementos de la mecanica administrativa, predomina lo que debe ser: prevemos, planeamos y organizamos como deben ser las cosas.
En la división cuatripartita, tan extendida, lógicamente la organización comprende tanto el determinar:
Esto a nuestro juicio, tiene el inconveniente de reunir bajo las mimas reglas y técnicas lo que “debe ser”, con lo que realmente es, los cual trae como consecuencia una práctica indeseable, es decir, la subordinación casi sistemática de lo uno a lo otro, como antes señalamos.
Estudiando separadamente la parte final de mecánica y la inicial de la dinámica, podemos mejor adaptar la realidad a lo ideal, o, momentáneamente lo segundo a lo primero, pero sin perder de vista las exigencias de cada aspecto


CONCEPTO DE LA INTEGRACION
Integrar es obtener y articular los electos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social.
La planeación nos ha dicho, que debe hacerse, y cuando.
La organización nos ha señalado quienes, donde y como deben de realizarlo.
Falta todavía obtener los elementos materiales y humanos que llenen los cuadros teóricos formados por la planeación y la organización: esto lo hace la integración. Puesto que en las clases de producción, ventas, seguridad industrial, finanzas, etc., se estudiara la integración de las cosas, aquí nos referimos especialmente a las personas, y sobre todo, al aspecto específicamente administrativo.
SU IMPORTANCIA
-Es el primer paso práctico de la etapa de la dinámica y, por lo mismo, de ella depende en gran parte que la teoría formulada en la etapa constructiva o estática, tenga la eficiencia prevista y planeada.
-Es el punto de contacto entre lo estático y lo dinámico, lo teórico y lo práctico
-Aunque se da en mayor amplitud al iniciarse la operación de un organismo social, es una función permanente, por que en forma constante hay que estar integrado el organismo, tanto como para proveer a si crecimiento normal, ampliaciones, etc., como para sustituir a los hombres que han salido por muerte, renuncia, etc. a las maquinas que se han deteriorado, los sistemas que resultan obsoletos, etc.


Integración del Proceso administrativo.




 La previsión administrativa descansa en una certeza moral o probabilidad seria. La que será tanto mayor cuanto más pueda apoyarse en experiencias pasadas propias o ajenas y cuanto más puedan aplicarse a dichas experiencias, métodos estadísticos o de cálculo de probabilidad.
·         Etapas:
* Objetivos: Es la fijación de metas.
* Investigación: Es encontrar las técnicas adecuadas, para el cumplimiento de los objetivos.
* Cursos alternativos: Adaptación genérica de los medios encontrados, a los fines establecidos.
·         Principios:
1) Principio de la Previsibilidad: Ayuda a orientar acerca de la validez de las previsiones hechas para poder realizarlas con la mayor confiabilidad posible. Se incluyen tres situaciones básicas: La Certeza, Incertidumbre y la Probabilidad.

2) Principio de la Objetividad: Las previsiones deben apoyarse en hechos y no en opiniones subjetivas sin fundamento.
3) Principio de la Medición: Las previsiones serán confiables, si se aprecian de una manera tanto cualitativamente como cuantitativamente.

PLANEACIÓN
·    Concepto:
Fija el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios para orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempos y de números necesarios para su realización.
·     Etapas:
* Propósitos: Son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.
* Objetivos: Representa los resultados que la empresa espera obtener; son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente.
* Estrategia: Son cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.
* Políticas: Son guías para orientar la acción; son criterios lineamientos y no se sancionan.
·     Principios:
1) Principio de la Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible.
2) Principio de la Flexibilidad: Es dejar un margen para los posibles cambios que se pudieran dar, tanto buenos como malos.
3) Principio de la Unidad: Trabajar de una manera unida, coordinada e integrada para lograr la meta propuesta.
ORGANIZACIÓN
·         Concepto:
Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
·         Etapas:
* División del Trabajo: Separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo.
* Jerarquización: Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.
* Departamentalización: Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades especificas, con base en su similitud.




2) Principio de la Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.
3) Principio de la Jerarquía: Se deben de establecer centros de autoridad de los cuales emane la comunicación necesaria, para lograr los planes en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo, al nivel más bajo.
4) Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de autoridad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
5) Unidad de Mando: Establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de más de dos jefes, solo conduce a la ineficiencia.
6) Difusión: Las obligaciones de cada puesto deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos los miembros de la empresa que tengan relación con ellas.
7) Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo.
8) La Coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán de mantenerse en equilibrio.
9) Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional, requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
FASE DINÁMICA
INTEGRACIÓN

·         Concepto:
Es obtener y articular los elementos humanos y materiales que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social.
·         Etapas:
* Reclutamiento: Es recolectar información y asi poder tener una bolsa de trabajo.
* Selección: Después de hacer el reclutamiento si hay una vacante, se recurre a la bolsa de trabajo, previamente seleccionada.
* Inducción: Conocer todo lo necesario para desempeñarte en el trabajo.
* Capacitación: Llegar a ser más productivo y capaz

 ·         Principios de las cosas:
1) Carácter administrativos: Es tener especialistas en cada área, empleados conocedores y preparados para realizar sus actividades.
2) Abastecimiento Oportuno: Tener las cosas necesarias, en cantidad y tiempo.
3) Instalación y Mantenimiento: Tener un lugar adecuado y bien acondicionado.
4) Delegación y Control: Transmitir autoridad y hacer buen uso ella.





PRINCIPIOS DE LA INTEGRACION DE PERSONAS

1.-El hombre adecuado para el puesto adecuado.
Los hombres que han de desempeñar cualquier función dentro de un organismo social, deben buscarse siempre bajo el criterio de que reúnan los requisitos mínimos para desempeñarla adecuadamente.
Es claro que quien carezca de los requisitos mínimos para desempeñar un puesto o función, por sencillos que parezcan, lo realizara mal, es ya un axioma el que expresa el hombre adecuado para el puesto adecuado.
Pero a menudo, sobre todo en empresas pequeñas, se piensa en que las funciones deben de adaptarse a los hombres, ordinariamente hay mas de ilusión en esto, por que lo que suele ocurrir es que a un mismo hombre se le encomiendan dos o tres funciones como lo señalamos en la organización.
Pueden ocurrir, además, que en los altos niveles administrativos y directivos, si exista cierta adaptación de la función al hombre, ya que, dice v.g.r.. Un gerente tiene ante si una casi infinita gama de posibilidades, y dependerá de su personal capacidad, iniciativa, etc, el hacer su puesto mas importante, ya que, de cierto modo la empresa será Toda ella como sea su jefe supremo.
Pero en términos generales, y sobre todo tratándose de los niveles medios e inferiores, es lógico que lo racional es adaptar al hombre a la función, y no viceversa, como la racional es adaptar una lave a una cerradura, y no al contrario, ya que el puesto representa las condiciones teóricamente establecidas y deseables, en tanto que el hombre real, como elemento eminentemente activo, puede ser adaptado a eso que deber ser, debe ser. Por eso drucker ha dicho que la adaptación del hombre al puesto es el problema básico de la industria moderna.
Debe cuidarse de que no se busque de suyo hombres con cualidades excesivamente superiores a las que un puesto demanda, pues también en este supuesto se violara el principio, ya que quien lo ocupara, carecería de interés para desempeñar dicho puesto.

2.- De la provisión de elementos administrativos
Debe proveerse de cada miembro de un organismo social, de los electos administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones de su puesto.
Este principio, que podría parecer obvio tratándose de la provisión de elementos materiales como instrumentos, materias primas, etc. No lo es tanto por desgracia, cuando se trata de los elementos que la admón. Exige para la eficiente realización de un trabajo .
Asi, v. gr.: es muy frecuente considerar que un trabajador puede desarrollar todo su puesto aunque no lo conozca con precisión, que pueda alcanzar grado de eficiencia adecuados sin un adiestramiento sistemático, que debe obedecer fielmente ordenes imprecisas o inadecuadas, que un jefe podrá hacer frente a las responsabilidades, sin la delegación conveniente y eficaz de la autoridad que requiere, que un alto ejecutivo podrá permanecer adicto a la empresa aunque no vea ni una posibilidad de progreso en la misma, etc.

3.-De la importancia de la introducción adecuada
El momento en que los electos humanos se integran a una empresa tiene espacialísima importancia y por lo mismo debe de ser vigilado con especial cuidado. Si alguien ha señalado que una fabrica puede considerarse como una maquina gigantesca, cuya eficiencia dependerá de la articulación de las diversas partes, con mayor razón pondrá decirse que una empresa debe considerarse como una articulación social de los hombres que la forman: desde el gerente hasta el último mozo, es evidente que en el momento que esas partes se van articular, a introducir a esa empresa, reviste importancia básica. Si tratándose de una maquina, jamás al recibirla se pone a trabajar sin mas, si no que se le ajusta a su sitio, se la aceita, prueba, conecta, etc. Y, hasta que se esta seguro de que funciona, perfectamente acoplada a todas las circunstancias que la rodean, se la pone a trabajar en firme, con mayor razón debe hacerse tratándose de un hombre, que no es maquina si no persona.
Pero, desgraciadamente, es muy frecuente que al contratar un trabajador se le mande con solo una cedula a su puesto de trabajo donde su jefe se limitara a señalarle sus sitio de labores, darle una explicaron de unos cuantos segundos sobre un puesto y deja a el, por si mismo trate de adaptarse y solo sea ayudado por sus fracasos, las correcciones que reciba, etc.
La introducción como veremos adelante, es quizá una de las técnicas más sencillas, y de las que más grandes rendimientos pueden dar.


PRINCIPIOS DE LA INTEGRACION DE LAS COSAS

Ya hemos señalado anteriormente, que la integración de “las cosas” se estudia en todo su detalle dentro de las materias de producción, ventas, finanzas, etc. Con todo, señalaremos aquí las nociones fundamentales al respecto.
Si la integración, como todas las demás partes de la administración, requiere fundarse en principios generales que sirvan es base a las políticas en ese campo, y, al mismo tiempo, usar de reglas para poner en acción eficazmente las técnicas respectivas.
A) del carácter administrativo de esta integración
Podrá parecer, ante todo, que estudiar sistema de reproducción, ventas, finanzas, etc. Es problemas técnicos, más no admisnitrativo. Asi, para la producción, parece más adecuado un ingeniero, que una admisnitrador, para las finanzas, un contador especializado a estos financieros, etc.
B) del abastecimiento oportuno
“representando todos los elementos materiales una inversión. Debe disponerse en cada momento de los precisamente necesarios dentro de los márgenes fijados por la planeación y organización, en forma tal que, ni falten en determinado momento, estando eficiencia, ni sobren necesariamente, recargados costos y disminuyendo correlativamente las utilidades”
C) De la instalación y mantenimiento
“Supuesto que la instalación y mantenimiento de los elementos materiales representa costos necesarios, pero también supone momentos directamente improductivos, debe planearse con máximo cuidado la forma sistemática de conducir estas actividades, en forma tal que esa improductividad se reduzca al minino”
D) De la delegación y control
“Si toda administración supone delegación, en materia de integración de cosas ---aspecto eminentemente técnico--- con mayor razón debe delegar la gerencia general dentro de un sistema estable la responsabilidad o los detalles esta establecidos al mismo tiempo sistemas de control que la mantenga permanentemente informada de resultados generales”


REGLAS Y TÉCNICAS DE LA INTEGRACION DE PERSONAS

Advertencia previa
Por tratarse de un campo eminentemente “factual”, creemos que resulta mas claro que objetivo presentar conjuntamente las reglas que presiden el proceso de integración y las técnicas que ayudan a lograrlo.
Se ha dicho que la integración nace de personas totalmente extrañas a la empresa miembros debidamente articulados en su jerarquía
A) Reclutamiento: tiene por objeto hacer, de personas totalmente extrañas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto en ella, tanto haciéndolos conocidos a la misma como despertando en ellos el interese necesario.
B) Selección: tiene por objeto escoger entre los distintos candidatos, aquellos que para cada puesto concreto sean los más aptos, de acuerdo con el principio anunciado antes.
C) Introducción: tiene por fin articular y armonizar el nuevo elemento al grupo social del que formara parte, en la forma más rápida y adecuada.
D) Desarrollo: busca desenvolver las cualidades innatas que cada persona tiene, para obtener su máxima realización posible.

ADIESTRAMIENTO DE OBREROS Y EMPLEADOS

Suele comprender dos pasos principales:
A) Como debe prepararse la introducción.
B) Como debe darse la introducción
lo primero comprende estos cuatro puntos:
1. Hacer una tabla de tiempo,
2. Hacer un esquema de trabajo que se va a enseñar,
3. Tener todo listo
4. Tener el lugar de instrucción correctamente arreglado.

CAPACITACION DE SUPERVISORES

Todo supervisor requiere dos capacitaciones diversas:
La que necesita como técnico que va dirigir un sistema especial de producción, ventas, servicios, etc. Y la que requiere en cuanto que va a ser jefe.
Si el obrero requiere principalmente adiestramiento, el supervisor, como jefe sobre todo requiere capacitación administrativa.
Todo supervisor necesita por lo mismo ser capacitado en:
a) como distribuir el trabajo
b) como tratar en su personal relaciones humanas.
c) Como calificar a su personal
d) Como instruir a su personal
e) Como recibir y tratar las quejas de sus subordinados
f) Como realizar entrevistas con estos
g) Como hacer informes deportes, etc.
h) Como coordinarse con los demás jefes
i) Como conducir reuniones, juntas, mesas redondas, etc.
j) Como mejorar los sistemas a su cargo
k) Como resolver los problemas que plantea la supervisión

LAS TÉCNICAS APROPIADAS

1. El primer problema supone, además de la precisión de las políticas de crecimiento expansión, mejoramiento, etc., la formación de gráficos de organización toma actuales y potenciales pero si tomamos en cuenta que la técnica de desarrollo de ejecutivos supone tiempo para prepararlos adecuadamente, y que, por lo mismo, debemos comenzar a desarrollar ahora los que habremos de requerir dentro de 2 a 3 años, necesitaremos tener también una grafica potencial, ya que aun reconocimiento que “deberían existir” en nuestra empresa no podemos tenerlos ahora, pero confiamos en tener un futuro próximo tales ejecutivos.
2. Las cualidades, aptitudes, requisitos en general para cada puesto deberían quedarse, como mínimo, a quienes hayan de ocupar esos puestos ejecutivos.
3. La determinación de cual y como es el material humano con que contamos, implica uno de los problemas mas serios en el desarrollo ejecutivo
4. La determinación de las fechas en que iremos requiriendo a los futuros ejecutivos, y de la forma concreta de llenar las vacantes, parece solucionarse del mejor modo posible con las llamadas “tablas de reemplazo”
5. El desarrollo de ejecutivos propiamente dicho, supone, en nuestra opinión a distraimiento capacitación y formación


INTEGRACION Y RELACIONES INDUSTRIALES

De la somera exposición de las reglas y técnicas fundamentales que se requieren a la integración de personas, fácilmente podremos deducir que estas forman parte de lo que se conoce con el nombre de administración de personal, dentro del aspecto concreto de la sección que se refiere a “empleo”.
De la administración de personal, como la concebimos no esta restringida a las fabricas y los obreros. También es importante en oficinas departamentos de ventas de laboratorios y en los rasgos del manejo mismo, donde los funcionarios superiores deben ganarse la cooperación de sus subordinados, ni es tampoco la buena administración de personal algo que solamente se necesita en la industria privada. Las instituciones no lucrativas, el gobierno y los servicios armados, han agregado a su cuerpo de personal funcionarios de personal en la creencia en la seguridad de que, como lo expreso la fuerza aérea estadounidense, todo oficial que manda hombres debe utilizar practicas y procedimientos de personal elaboradas para hacerlos efectivos en sus tareas, hasta el grado máximo posible.


FINES DE LA ADMINISTRACION DE PERSONAL DEL PUNTO DE VISTA DE LA EMPRESA

Con frecuencia se menciona como los fines fundamentales de la administración de personal de los dos siguientes:
    1. obtener la máxima capacidad de todo el personal que trabaja en los distintos departamentos y niveles de la empresa: obreros, empelados, supervisores inmediatos, técnicos, ejecutivos, etc.
    2. más no basta con la capacidad de personal: es necesario obtener su plena colaboración esto es, que quiere poner sus capacidades al servicio de la empresa. Un personal, aunque sea capaz si no tiene deseos de colaborar, si trabaja al mínimo, o lo que es peor, si trata de tomar desquite de verdaderas o supuestas injusticias que ha recibido, jamás dará el rendimiento adecuado.
FINES DE LA ADMINISTRACION DE PERSONAL DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL TRABAJADOR
Es indiscutible que el trabajador, Manual, oficinesco, administrativo, técnico o ejecutivo, conciente en subordinar su actividad parcialmente en los fines de una empresa, por que esperan obtener de ella determinados bienes, que son un medio para el logro de sus fines personales. Estos fines que el trabajador busca en una empresa, deben ser tomados en cuenta por la administración de personal, indiscutidamente, por lo contrario dicho trabajador no prestara su colaboración, e inclusive no admitirá recibir la capacitación necesaria, si no en tanto y cuando esta sirva para sus interese personales. Por lo tanto, no solo por razones éticas, si no aun por razones administrativas, la administración del personal tiene que buscar las finalidades que el trabajador, consiente o inconscientemente busca incorporarse a un empresa, y cuando mejor lo logre tanto mejor lograra también los fines que la empresa busca.

LA COORDINACION DE LOS INTERESES: FIN ÚLTIMO DE LA ADMINISTRACION DE PERSONAL

Es indiscutible que los fines de la empresa busca, no solo pueden coordinarse con los que el trabajador desee, si no que en la mayor parte de la ocasiones, esa coordinación es espontánea: así, ya hemos señalado que no puede lograse la colaboración de quien no ve resueltos por su trabajo en la empresa sus intereses básicos,
Esto se puede demostrar, v.gr.: en las técnicas de sueldos y salarios, que no solo buscan dar al trabajador el salario mas justo y adecuado según el trabajo que realiza, si no también lograr con ello su máxima colaboración.



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